如何成为优 秀的出纳 记账凭证的填制方法与审核

记账凭证是由财会人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总久，按记账的要求编制的，是登记账簿的直接依据。

填制记账凭证，通常叫做制单。财会部门应指定专人制单。是由出纳制单，还是由记账会计制单，由各单位根据自己单位的人员设置和内部管理的要求自行决定。从实际操作情况看，收、付款记账凭证由出纳填制，其他记账凭证由记账会计填制比较方便。但是，不管是否由出纳制单，作为出纳人员，必须熟练掌握记账凭证，特别是收款凭证和付款凭证的填制和复核方法。从习惯上来看，不少单位现金和银行存款收、付款记账凭证由出纳人员填制，转账凭证则由有关记账会计填制。至于记账凭证的复核，出纳一关必过无疑。所以说，填制和复核记账凭证是出纳工作的重要组成部分。

一、记账凭证应具备的基本内容

记账凭证一般应具备以下基本内容：

1.凭证名称。即记账凭证，或收款凭证、付款凭证、转账凭证，或现金收款凭证、现金付款凭证、银行存款收款凭证、银行存款付款凭证、转账凭证等。

2.记账凭证的填制日期。要写明填制该凭证的具体年、月、日。

3.经济业务的内容摘要。

4.会计科目（包括子目和细目）的名称、借贷方向和金额（即会计分录）。

5.所附原始凭证的张数。记账凭证一般都应附有其原始凭证。记账凭证所附原始凭证张数要填写在记账凭证内。

6.有关责任人的签名或盖章。包括制单、审核、会计主管、记账签章。收、付款记账凭证还必须由出纳人员签名或盖章。

7.凭证编号。应按月编制记账凭证的统一序号。

在实际工作中，有的单位还用自制原始凭证或原始凭证汇总表代替记账凭证，这是允许的，但应该具备上述记账凭证的基本内容。

记账凭证有多种分类，下面列示常用的收款凭证、付款凭证和转账凭证的一般格式，以便对照理解记账凭证的内容和填制、复核方法。

二、记账凭证的填制

明确了记账凭证应具备的基本内容之后，还应掌握记账凭证的填制方法和填制要求。填制记账凭证是一项重要的会计工作，必须认真对待，如果填制出现差错，不仅要影响到账簿登记，而且要影响到经费收支、费用归集与分配、成本计算和编制会计报表，查找与更正也要花费大量的时间和精力。

现将记账凭证的填制方法和注意事项介绍如下：

1.必须根据复核无误的原始凭证填制记账凭证。

记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，也可以根据若干张同类原始凭证汇总填制，还可以根据原始凭证汇总表填制。

2.确定采用何种记账凭证。

制单人在接到经过复核的原始凭证以后，应根据经济业务的性质，首先确定应使用收款凭证、付款凭证，还是转账凭证，或者一律编制统一的记账凭证来记录这项经济业务。收、支业务较少的单位可以使用通用的记账凭证，不再分收款、付款、转账三种。一般企业，现金或银行存款收入业务使用收款凭证，现金或银行存款支出业务用付款凭证，不涉及现金和银行存款收、付的业务，则使用转账凭证。

3.填写记账凭证的日期。

填写日期一般是填财会人员填制记账凭证的当天日期，也可以根据管理需要，填写经济业务发生的日期或月末日期。如报销差旅费的记账凭证填写报销当日的日期；现金收、付款记账凭证填写办理收、付现金的日期；银行收款业务的记账凭证一般按财会部门收到银行进账单或银行回执的戳记日期填写；当实际收到的进账单日期与银行戳记日期相隔较远，或次月初收到上月的银行收、付款凭征，按财会部门实际办理转账业务的日期填写；银行付款业务的记账凭证，一般以财会部门开出银行存款付出单据的日期或承付的日期填写；属于计提和分配费用等转账业务的记账凭证，应以当月zui后的日期填写。

4.填写记账凭证的编号。

给记账凭证编号，是为了分清记账凭证处理的先后顺序，便于登记账簿和进行记账凭证与账簿记录的核对，防止会计凭证的丢失，并且方便日后查找。记账凭证编号的方法有多种：-种是将财会部门内的全部记账凭证作为一类统一编号，编为记字第××号；一种是分别按现金和银行存款收入、现金和银行存款付出以及转账业务三类进行编号，分别编为收字第××号、付字第××号、转字第××号；还有一种是按现金收入、现金付出、银行存款收入、银行存款付出和转账五类进行编号，分别编为现收字第××号、现付字第××号、银收字第××号、银付字第××号、转字第××号。记账凭证无论是统一编号还是分类编号，均应分月份按自然数字顺序连续编号。一张记账凭证编一个号，不得跳号、重号。

业务量大的单位，可使用“记账凭证编号单”，按照本单位记账凭证编号的方法，事先在编号单上印满顺序号，编号时用一个销一个，由制证人注销，在装订凭证时将编号单附上，使记账凭证的编号和张数一目了然，方便查考。

5.填写经济业务的内容摘要。

记账凭证的摘要栏是填写经济业务的简要内容的。填写时要用简明扼要的文字反映经济业务的概况。填写摘要的要求：一是真实准确，其内容要与经济业务的内容和所附原始凭证的内容相符；二是简明扼要，对经济业务内容表述要准确、概括，并书写工整；三是当一笔经济业务涉及两个以上（不含两个）一级科目时，应根据经济业务和各个会计科目的特点分别填写摘要。

摘要栏的填写没有统一格式，不能一概而论。要根据不同类型的经济业务，因事而异，详略不同。对于同一类经济业务，摘要表述的基本内容是有规律可循的。

对于购买货物，包括购买材料、商品业务，要写明供货单位名称和所购货物的主要品种和数量。

对于收、付款业务，要写明收、付款对象的名称和款项内容，使用银行支票的zui好写上支票号码。

对于应收、应付款，预收、预付款，以及分期收款发出商品的债权、债务业务，应写明对方单位名称、业务经办人、发生时间等内容。

对于盈溢、损失事项，应写明发生部门及责任人、发生原因等。

对于冲销和补充业务，应写明被冲销或补充的记账凭证的号数及日期。

6.会计科目和会计分录的填制。

应填写会计科目的全称和编号，不得简写或只写编号而不写名称。要写明一级科目、二级科目甚至三级科目，以便于登记总分类账和明细分类账。会计科目的对应关系要填写清楚，用借贷记账法记账，要先借后贷，可以编制一借多贷或一贷多借的会计分录，应尽量避免编多借多贷的会计分录。但是，如果某项经济业务本身就需要编制一套多借多贷的会计分录时，除因凭证分类编号有特殊要求以外，为了集中反映该项经济业务的全貌，应该采用多借多贷的会计科目对应关系，不必人为地将一项经济业务所涉及的会计科目分开，编制两张，甚至多张记账凭证。例如，企业收回投资，对方用旧设备和部分原材料归还时，就应借记“固定资产”、“原材料”账户，贷记“累计折旧”和“长期股权投资”等账户，编制两借两贷的会计分录。否则，便不能正确、全面地反映这项经济业务的全貌。

不能把不同内容、不同类型的经济业务合并编制成一组会计分录，否则，会使经济业务的具体内容不清楚，难以填写摘要；会计科目没有明确的对应关系，看不清经济业务的来龙去脉。这样填制的记账凭证，不仅凭证本身记录不清楚，也容易造成账簿记录的错误，给记账、算账带来困难。

7.金额栏数字的填写。

记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符；在填写金额数字时，阿拉伯数字书写要规范，应该对准借、贷栏次和科目栏次，防止错栏串行；金额的数字要填写到分位，零角零分也要填上“0”；“角分”位要与“元”位写在同一水平线上，不得上下错汗；每笔经济业务填人数字后，要在记账凭证的合计行填写合计金额，笔经济业务因涉及会计科目较多，需在一张记账凭证上填写多行或填写多张记账凭证的，一般在每张记账凭证的合计行填写合计金额。并在小写合计数前面填写人民币符号“￥”。不是合计数，则不写货币符号。

8.记账凭证应按行次逐项填写，不得跳行或留有空行。

如有空行，应用斜线或“ ”形线注销。划线应从金额栏zui后一笔金额数字下的空行划起，一直划到合计数行上面的空行。要注意斜线两端都不能划到有余额数字的行次上。

9.所附原始凭证张数的计算和填写。

记账凭证一般应附有原始凭证，并注明其张数。凡属收、付款业务的记账凭证都必须有附件；职工小差借款的借据必须附在记账凭证上，收回借款时应另开收据或退还经出纳（收款人）签名的借款结算联；转账业务中，属于摊提性质的经济业务应有附件。附件的张数应用阿拉伯数字填写。

记账凭证所附原始凭证张数计算的原则是：没有经过汇总的原始凭证，按自然张数计算，有一张算一张；经过汇总的原始凭证，每一张汇总单或汇总表算一张。例如，某职工填报的差旅费报销单上附有车票、船票、住宿发票等原始凭证35张，35张原始凭证在差旅费报销单上的”所附原始凭证张数”栏内已作了登记，在计算记账凭证所附原始凭证张数时，这一张差旅费报销单连同其所附的35张原始凭证一起只能算张。财会部门编制的原始凭证汇总表所附的原始凭证，一般也作为附仆的附件处理，原始凭证汇总表连同其所附的原始凭证算在一起作为一张附件填写。但是，属收、付款业务的，其附件张数的计算要作特殊情况处理，应把汇总表及所附的原始凭证或说明性质的材料均算在其张数内，有一张算一张。

当一张或几张原始凭证涉及几张记账凭证时，可将原始凭证附在其中一张主要的记账凭证后面，并在摘要栏内注明“本凭证附件包括××号记账凭证业务”字样，在其他有关记账凭证的摘要栏内注明“原始凭证附于××号记账凭证后面”的字样。

10.记账凭证的签章。

记账凭证填制完成后，需要由有关财会人员签名或盖章，填制人员填制完毕后先行签名或盖章，并经稽核人员审核签名或盖章后，交会计主管人员签名或盖章，zui后由记账人员根据审核无误的记账凭证登记账簿，并在记账凭证上签名或盖章，以表示该记账凭证已由其登记入账。对于收、付款记账凭证，还必须由出纳人员签名或盖章，以示出纳人员已对所签名或盖章的收、付款记账凭证上的款项进行了收、付。

对记账凭证签名或盖章的目的，在于加强对凭证的管理，分清财会人员之间的责任，使会计工作岗位之间相互制约，互相监督。

使用收款凭证、付款凭证和转账凭证的单位，对现金和银行存款之间相互划转的业务，如从银行提取现金或将现金存入银行，只填制银行存款或现金的付款凭证，不再填制现金或银行存款的收款凭证，以避免重复记账。为了明确责任，持支票从银行提取现金的经手人，应在银行存款付款凭证上签字；将现金送存银行，经手人应在现金付款凭证上签字，并将从银行退回的已经银行盖章的现金解款单回单作为现金付款凭证的附件。

三、记账凭证的复核

为了保证和监督各种款项的收付、物资的收发、往来款项的结算以及账簿记录的准确性，必须对记账凭证进行认真的复核。要对其所附原始凭证进行复核查对，对记账凭证本身的填制是否符合规定进行复查。

具体讲，主要应复查以下几项内容：

1.按原始凭证复核的要求，对其所附原始凭证进行复核。

2.将记账凭证与原始凭证进行核对，看其所附原始凭证是否齐全，所记内容是否与原始凭证相符，所记金额是否与原始凭证完全一致等。

对一些需要单独保管的原始凭证和文件，看是否已在记账凭证中作了说明。

3.看其会计科目的使用是否正确，应借、应贷的金额是否平衡，账户的对应关系是否清晰，核算的内容是否符合会计制度的规定。

4.记账凭证应填写的项目是否填写齐全，有关人员是否已经签章。对记账凭证复核发现的问题应及时进行处理，如补办手续、补填内容或拒绝办理等。