财务软件做账的基本流程

一、系统初始化

系统初始化，就是系统开始使用前的准备工作;不同的会计软件，其初始化的内容不完全一样。对于财务软件来说，一般包括建立帐套、帐套名字、会计期间、记账本位币(使用的币种，如人民币，美元等等)、科目设置、建账日期、期初余额等内容。账套中包括会计科目、记账凭证、账簿、会计报表以及相关业务资料等内容。一个账套只能保存一个会计主体的业务资料，即所谓的一套账务数据的资料。账套名称一般为使用该账套的企业或单位名称，也可根据自己的需要命名，该名称将会在报表、账簿和其他有关资料打印输出时使用，所以必须选择清楚、便于识别的名称，以方便资料的查阅。会计核算必须分会计期间进行建账。在建账前，需要了解企业的财务核算采用的是哪一种会计分期，以及准备从哪一个会计期间开始启用财务软件。一些软件的初始化过程比较严格，完成初始化后就不能修改了。有些软件则比较灵活，对初始化要求不是很高。

二、财务数据的输入

会计软件应提供输入记账凭证的功能，这是软件做账的核心，输入项目应包括填制凭证的日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编码、金额等，输入会计凭证的格式和种类应当符合统一会计制度的规定。

三、财务数据的处理

1、登账：凭证查看，修改，删除，审核，记账等。如凭证列表，会计分录序时簿。

2、银行对账：如银行对账单。

3、自动编制会计报表：录入凭证，自动生成财务报表或账簿。如资产负债表，利润表，凭证汇总表，三栏明细表等等。

4、结账：一般在期末都可以进行本期损益转账，自动凭证结转，期末结转等。有工资或者是固定资产管理的财务软件还应该有工资费用结转，固定资产折旧费用结转。如智点财务软件。

四、财务数据的输出

自动生成的财务报表，如资产负债表，利润表，凭证汇总表，现金日记账等报表或账簿。

五、财务数据的安全

1、权限设置：防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权控制的功能;

2、财务软件的运行保障：遇到非常情况应予以提示并保持软件的正常运行;

3、数据安全：对存储的数据文件应当有必要的加密或其他保护措施;

4、数据备份或帐套备份：发生意外导致财务数据被破坏，利用现有数据恢复到近状态的功能。