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员工费用报销流程及办法

来源：会计实操学习网发布时间：2020/9/19 9:14:48

一、报销规定：

1.任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。

2.报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误（合富生化/合益信息/合康生物）)，由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。

3.报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。

4.对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。

5.签名的规定：

①所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。

②所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担不利之结果。

6.财务复核结果视情况做下列处置：

①退回报销单(注明退回原因)。

②剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。

③要求报销人员补充说明或补必要单证。

④交出纳付（汇）款。

7.每周汇员工报销款一次，每月的后一个周五不汇款。

8.每周汇员工报销款后，差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。

9.在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

二、报销流程：

事先核准及事后报销表单流程如下：

实物报销：报销条件为发票、验收（入库）单、采购单原件，三者缺一不可，特别情况为采购单带支票提货，请先填写《公洽借款单》，经核准入账后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。

①出差：“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差（预算）申请书”)；销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。

②交际费：“出差（预算）申请书(交际栏)”→“报销请款单”或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。

③车费：“合富用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费，附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”)。

④验收单据：公司自用物品采购验收，请填写《事务用品验收单》，生产，经营用存货验收，经IQC核验后填写《入库单》。

⑤“采购单”（如有借款，应附“公洽借款单”）或“费用及出差旅费报销申请表”（如有借款，应附“公洽借款单”；如有相关费用，应附“出差（预算）申请表”）——部门主管——财务复核——财务长——总经理签准——出纳报销。

三、途中交通费标准和说明：

标准：

①员工出差或培训应以经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车；6～8小时可乘坐硬卧；8～16小时可乘坐软卧；16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标准报销途中费用之外，多再增加200元/次。

②外地应聘者到上海总部来面试，由公司负责来往异地交通费用，如超过10小时以上，可报销火车硬卧车票；如10小时以下，可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机，需事先经总经理核可预算申请。

员工因公出差（到常驻工作地之外地区工作），应事先填写“出差预算申请书”（各地人员应传真或电子邮件送至上海），详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额；并依照审批权限核准后，方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后，依核准权限核准后再交财务部；报销费用如超过所申请的出差费用，应详细说明理由并获得总经理批准，否则，超过部分费用将不予报销。

说明：

①火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。

②员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准，由公司相关人员统一订票、购买、结账，但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员，并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具，必须尽量利用下班时间。

③出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用（如退票费等），一律由该员工本人承担。

④已参加公司商业意外保险的员工，不得再另外报销飞机意外保险。